Verstreute Eingänge
Rechnungen landen in info@, buchhaltung@ und persönlichen Postfächern. Wer welche Rechnung schon gespeichert hat, weiß am Monatsende niemand genau.
Eingangsrechnungen und Belege aus E-Mails automatisch erkennen, zuordnen und ablegen
Rechnungen kommen als PDF per E-Mail an, verteilt auf mehrere Postfächer, und werden von Hand gespeichert oder übersehen. MailWerk liest deine Postfächer per IMAP oder Microsoft 365, prüft Absender, Betreff und den Text des PDF-Anhangs, etwa auf deine Kundennummer, und legt die Datei nach Wenn-Dann-Regeln im richtigen Ordner deiner NextCloud, Dropbox, OwnCloud oder OneDrive ab. Für kleine und mittlere Unternehmen, Selbstständige und Büro-Teams, die Belege ohne Programmierung ordnen wollen. Das Ergebnis: Jede Rechnung liegt am vereinbarten Platz, jede Aktion steht im Tagesbericht.
Jetzt kostenlos loslegen7 Tage kostenlos · keine Zahlungsdaten · IMAP-Postfach in wenigen Minuten verbunden, Microsoft 365 einmalig ca. 15–20 Min. mit Admin-Rechten
Warum Rechnungen im Posteingang hängen bleiben
Die meisten Lieferanten, Hoster und Plattformen verschicken Rechnungen als PDF per E-Mail. Das Problem ist nicht die einzelne Rechnung, sondern die Wiederholung.
Handarbeit je Beleg
Anhang öffnen, „Speichern unter“, Ordner suchen, Datei umbenennen, Mail verschieben: Je Beleg zwei bis drei Minuten, bei 50 Rechnungen im Monat mehrere Stunden.
Absender und Betreff verraten nichts
„Ihre Rechnung“ von einem Rechnungsservice-Absender sagt nicht, zu welchem Vertrag oder Mandanten die Rechnung gehört. Das steht erst im PDF, zum Beispiel als Kundennummer.
Kein Nachweis
Wurde die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet? In welchem Ordner liegt sie? Ohne Protokoll bleibt nur Suchen im Postfach.
So läuft eine Eingangsrechnung durch MailWerk
Ein realer Ablauf in vier Schritten. Genau so siehst du ihn später im Regeltest und im Tagesbericht.
1 Mail trifft ein
Von rechnung@hosting-anbieter.de
Betreff Ihre Rechnung 2026-09-14571
Anhang 📎 Rechnung.pdf
2 Regel prüft die Bedingungen
- ✓ Absender enthält
hosting-anbieter.de - und Anhang vom Typ PDF vorhanden
- und PDF-Anhang enthält
Kundennummer 963059553— gelesen aus dem Text des PDFs, nicht aus dem Betreff
3 Aktionen laufen, jede genau einmal
- Anhänge speichern → NextCloud
Buchhaltung/Eingang/2026/09/2026-09-14571_Rechnung.pdf - Mail verschieben → Ordner
Rechnungen - Löschfrist zuordnen →
Buchungsbelege (8 Jahre)
4 Protokoll im Tagesbericht
14.09.2026 09:12 Erfolgreich
Regel „Hosting-Rechnungen ablegen“ · Postfach buchhaltung@…
Rechnung.pdf → NextCloud:/Buchhaltung/Eingang/2026/09/2026-09-14571_Rechnung.pdf ·
verschoben nach „Rechnungen“ · Löschfrist „Buchungsbelege (8 Jahre)“
Was MailWerk dabei bewusst nicht tut
- Keine Texterkennung für Bild-Scans: Gelesen werden PDFs mit Textebene, also praktisch alle digital erzeugten Rechnungen. Ein Foto-Scan gilt als „enthält nicht“, damit keine Regel versehentlich greift.
- Kein Auslesen von Beträgen und Positionen: MailWerk erkennt, sortiert und legt ab. Gebucht wird in deinem Buchhaltungs- oder Belegsystem; auf Wunsch leitet MailWerk die Rechnung dorthin weiter.
- Nichts wird ungefragt gelöscht: Löschfristen sammeln fällige Mails ein, gelöscht wird einzeln nach deiner Bestätigung.
Mehr dazu: PDF-Anhang durchsuchen · Eingangsrechnungen erkennen · Rechnungen automatisch verarbeiten
Leistungen: erkennen, zuordnen, ablegen, nachweisen
Vier Bausteine, die ineinandergreifen. Jeder beschreibt, was MailWerk tut, womit und was am Ende herauskommt.
Rechnungen am PDF-Inhalt erkennen
Anwendung: Rechnungen, bei denen Absender und Betreff nichts über den Vertrag sagen, etwa Sammelabsender von Rechnungsservices. Verfahren: Die Bedingung „PDF-Anhang enthält“ zieht den Text aller PDF-Anhänge einer Mail heraus und sucht darin deinen Wert: Kundennummer, Vertragsnummer, Mandantenkürzel. Unsichtbare Steuerzeichen aus dem Kopieren werden vorher entfernt, Groß- und Kleinschreibung ist wählbar. Ergebnis: Die Regel trifft, sobald der Wert im PDF steht, nicht erst, wenn der Absender ihn in den Betreff schreibt.
Mit Wenn-Dann-Regeln zuordnen
Anwendung: Jede Belegart bekommt ihre Regel: Hosting-Rechnungen, Lieferantenrechnungen, Kontoauszüge, Angebote. Verfahren: Bedingungen nach Absender, Empfänger, Betreff, Text, Anhangname, Anhangtyp und PDF-Inhalt werden mit UND und ODER kombiniert und lassen sich verneinen („Betreff enthält nicht Re:“). Der Regelname entsteht aus den Bedingungen von selbst. System: Klartext-Vorschau und Regeltest mit Trockenlauf zeigen vor dem Scharfschalten, was mit einer echten Mail passieren würde. Ergebnis: Zuordnung nach deinen Kriterien, ohne Programmierung.
In Cloud, Ordner oder Belegsystem ablegen
Anwendung: Rechnungen
und Belege gehören in die Ablage der
Buchhaltung, nicht ins Postfach.
Verfahren: Die Aktion „Anhänge speichern“ lädt die Datei per WebDAV,
Dropbox-API oder Microsoft Graph hoch; Ordnerpfad und Dateiname entstehen aus
Platzhaltern wie Rechnungen/%%JAHR%%/%%MONAT%%, fehlende Ordner werden
angelegt, ein Fallback-Ordner fängt Fehler ab.
System: NextCloud, OwnCloud, Dropbox, OneDrive oder lokaler Export;
die Mail selbst wird verschoben, in ein anderes Postfach übertragen oder an ein
Belegsystem wie die
Belegebox weitergeleitet, mit Steuerungsparametern im Betreff.
Ergebnis: Eine feste Ordnerstruktur, die jeder im Team versteht.
Jede Aktion nachweisen
Anwendung: Die Frage „Ist die Rechnung schon abgelegt?“ soll sich ohne Suchen beantworten lassen. Verfahren: Der Tagesbericht listet je Mail die Regel, den Zeitpunkt, den Grund und den Zielpfad jeder Datei; auf Wunsch kommt er täglich per Mail an dein Master-Postfach. Jede Aktion ist mit einem Merker abgesichert und läuft genau einmal, auch nach einem Neustart oder wenn du eine Regel erneut anstößt. Ergebnis: Ein Protokoll, das auch der Steuerberatung genügt, und eine Kennzahl, wie viele Stunden Handarbeit entfallen sind.
Fachliche Details: Anbindung, Bedingungen, Aktionen
Für alle, die vor dem Test wissen wollen, wie MailWerk technisch arbeitet.
Postfach-Anbindung
IMAP und SMTP mit TLS bei jedem Hoster und auf eigenen Mailservern; für Microsoft 365 / Exchange Online die OAuth2-Anmeldung (XOAUTH2) über eine App-Registrierung mit Client-Credentials, ohne Basic Auth. Der Abruf ist inkrementell über IMAP-UIDs, mit Abrufintervall je Postfach und Import-Startdatum, damit kein Altbestand mitgelesen wird, den niemand braucht. Anleitung für Microsoft 365.
Bedingungen
Absender, Empfänger, Betreff und Text (enthält / ist gleich), Anhang vorhanden, Anhangname, Anhangtyp und PDF-Anhang enthält. Bedingungen verknüpfst du mit UND und ODER, jede lässt sich verneinen. Der PDF-Text wird nur beschafft, wenn eine geltende Regel ihn braucht, und je Mail nur einmal.
Aktionen
Anhänge speichern, Mail verschieben (auch in ein anderes Postfach), Mail übertragen, weiterleiten, an ein Zielsystem weiterleiten, antworten mit Vorlage, als gelesen markieren, Löschfrist zuordnen, Aufgabe anlegen, Prozess weiterschalten, Kalendereintrag anlegen. Mehrere Aktionen je Regel laufen in der von dir festgelegten Reihenfolge.
Belegerkennung ohne KI
Dokumenttyp, Rechnungsnummer, Belegdatum oder Fälligkeit werden mit konfigurierbaren Bezeichner-Mustern aus Betreff, Text und PDF gelesen, zum Beispiel „Rechnungsnummer:“, „Re-Nr.“ oder ein eigener regulärer Ausdruck. Die Werte füllen Platzhalter für Dateinamen und für Betreffzeilen an Belegsysteme. Kein externer KI-Dienst, keine Datenweitergabe zur Analyse.
Ablageziele und Dateinamen
NextCloud und OwnCloud per WebDAV, Dropbox per API, OneDrive per Microsoft
Graph, dazu lokaler Export. Platzhalter wie %%JAHR%%,
%%MONAT%%, %%ABSENDER_NAME%% und
%%DATEINAME%% bilden Pfad und Namen; die Originalendung bleibt
erhalten, Namenskonflikte werden umbenannt statt überschrieben.
Verarbeitungssicherheit
Jede Mail wird über Konto, Ordner und IMAP-UID genau einmal importiert, jede Regelaktion über einen Merker genau einmal ausgeführt. Ein Schleifenschutz mit Zählkopfzeilen und einem Aktionslimit je Mail verhindert Ping-Pong zwischen Weiterleitungen und Autorespondern. Wird eine Mail auf dem Server gelöscht, merkt MailWerk das und markiert sie, statt sie erneut zu bearbeiten.
Außerdem an Bord
Nützlich, wenn du sie brauchst. Für den Start mit Rechnungen nicht nötig.
Automatisch antworten
Antwortvorlagen mit Platzhaltern aus der Mail; der Abwesenheitsagent antwortet je Absender und Abwesenheitszeitraum genau einmal und nie auf automatische Mails oder Listen.
Erinnerungen im Google Kalender
Nach festen Fristen: „Rechnung prüfen“ 14 Tage nach Eingang oder Nachfassen am nächsten Montag. MailWerk liest kein Datum aus der Mail; so ist die Anbindung eingerichtet.
Aufgaben & Prozesse
E-Mail-Verläufe als Aufgaben auf dem Kanban-Board oder als Prozess mit festen Schritten; neue Antworten im Verlauf werden markiert.
DSGVO-Löschfristen
Löschfristen je Kategorie, zum Beispiel acht Jahre für Buchungsbelege, sammeln fällige Mails ein. Gelöscht wird einzeln und nur nach deiner Bestätigung.
Postfach-Umzug
Beim Hoster-Wechsel ziehen alle Mails per IMAP um; Ordner, Gelesen-Status und Empfangsdatum bleiben erhalten, ein Abbruch wird ohne Duplikate fortgesetzt. Bis 1 MB kostenlos, zum Umzugscheck.
Sicherheit & Datenschutz
Betrieb in Deutschland, verschlüsselte Zugangsdaten, Mandantentrennung, Zwei-Faktor-Anmeldung, Support-Zugriff nur nach Freigabe. Welche Rechte MailWerk braucht und was es speichert: alles auf einer Seite.
Ablauf: in drei Schritten zur automatischen Belegablage
Keine Installation, keine Programmierung. Mit einem IMAP-Postfach bist du in wenigen Minuten startklar; Microsoft 365 braucht einmalig Vorbereitung durch deine IT.
1
Postfach verbinden
IMAP: Server, Adresse und Passwort (besser: App-Passwort) eintragen,
Verbindung testen, Import-Startdatum wählen.
Microsoft 365 / Exchange Online: einmalig ca. 15–20 Minuten mit
Administratorrechten (App-Registrierung, Postfach-Freigabe per Exchange-PowerShell),
Anleitung für deine IT.
Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
2
Regel anlegen und testen
Baue die Regel per Drag & Drop oder direkt aus einer vorhandenen Mail heraus: Absender, Anhang und PDF-Wert werden als Bedingungen übernommen. Der Regeltest zeigt an einer echten Mail, welche Bedingungen greifen und wohin die Datei ginge.
3
Laufen lassen und prüfen
MailWerk verarbeitet jede neue Mail nach deinen Regeln. Der Tagesbericht zeigt, was passiert ist; alte Mails im Posteingang bearbeitest du bei Bedarf mit „Regel auf Posteingang anwenden“ nach.
So liest sich eine Regel
Jede Regel hat eine Klartext-Vorschau. Du siehst immer genau, was passiert:
Wenn der Absender „amazon" enthält und ein Anhang vom Typ „PDF" dabei ist,
dann speichere alle Anhänge in NextCloud unter „Rechnungen/Amazon/2026/07"
und verschiebe die Mail in den Ordner „Rechnungen". Gilt für: alle Postfächer.
Was sich im Alltag ändert
Ergebnisse, die du nach der ersten Woche mit Rechnungen im Postfach siehst.
Eine Ablage statt fünf Postfächer
Rechnungen aus allen verbundenen Postfächern landen in derselben Ordnerstruktur, benannt nach deinem Muster. Die Buchhaltung arbeitet in einem Ordner, nicht in fünf Posteingängen.
Messbare Zeitersparnis
Jede Aktion wird mit ihrem manuellen Aufwand bewertet, etwa zwei Minuten je gespeichertem Anhang. Dashboard und Tagesbericht zeigen die Summe für dein eigenes Postfach, keine Schätzung.
Belege pünktlich im Belegsystem
Weiterleitungen an E-Mail-basierte Belegsysteme tragen Titel, Zuständigkeit und Fälligkeit als Parameter im Betreff, sodass der Beleg dort schon richtig einsortiert ankommt.
Aufbewahrung im Griff
Die Regel ordnet Buchungsbelegen die passende Löschfrist zu. Nach Ablauf zeigt MailWerk, was fällig ist; gelöscht wird nur nach Bestätigung.
Betrieb, Datenschutz und Nachweise
Keine Versprechen, sondern prüfbare Fakten zum Betrieb von MailWerk.
Betrieb in Deutschland
MailWerk wird von der PSE GmbH in Eckental bei Nürnberg entwickelt und in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Cloud-Dienste wie Dropbox, OneDrive oder Google Kalender kommen nur ins Spiel, wenn du sie selbst verbindest.
Auftragsverarbeitung in der App
Den Auftragsverarbeitungsvertrag mit den Anlagen zu technischen Maßnahmen, Unterauftragsverarbeitern und Löschfristen bestätigst du direkt in der App. Jede Version wird mit Zeitpunkt und Prüfsumme festgehalten und steht als PDF bereit.
Zugriff nur mit Freigabe
Der Support kann sich nur nach deiner Freigabe in dein Konto anmelden; jeder Zugriff wird mit Zeitpunkt und Grundlage protokolliert. Zwei-Faktor-Anmeldung gibt es für alle Benutzer.
Daten bleiben bei dir
Original-Mails und Anhänge werden nach einer kurzen Frist aus MailWerk entfernt, das Original bleibt in deinem Postfach. Die vollständige Löschung deines Kontos samt aller Dateien ist jederzeit möglich. Details auf der Sicherheitsseite.
Preise: ein Paket, zwei Zahlweisen
Starte kostenlos und entscheide dich dann für monatliche oder jährliche Zahlung. Die jährliche Zahlweise enthält mehr Leistungen. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer.
Frei
Kostenlos
zum Ausprobieren
- tbd. Postfächer
- tbd. Regeln
- keine Umzüge
- Kalender (tbd.)
- Löschfristen (tbd.)
MailWerk monatlich
tbd.
pro Monat zzgl. MwSt
- tbd. Postfächer
- tbd. Regeln
- keine Umzüge
MailWerk jährlich
tbd.
pro Jahr zzgl. MwSt
- tbd. Postfächer
- tbd. Regeln
- tbd. Umzüge
- Kalender (tbd.)
- Löschfristen (tbd.)
Du brauchst mehr? Beliebige Anzahl an Postfächern, Regeln, Speicher und Umzügen: sprich uns für ein individuelles Angebot an.
Zusatzpakete
Jedes Paket lässt sich um einzelne Bausteine erweitern, zum Festpreis je Jahr und jederzeit zubuchbar.
Zusätzlicher Kalender
Ein weiterer Google-Kalender für Erinnerungen aus Mails.
Zusätzliche Löschfrist
Eine weitere DSGVO-Löschfrist für deine Aufbewahrungsregeln.
Teste MailWerk mit deinen eigenen Rechnungen
Starte mit dem Paket „Frei": alle Funktionen, keine Zahlungsdaten, keine Kündigung nötig; der Testzeitraum endet von selbst. Danach wählst du die Zahlweise, die zu dir passt: alle Preise in der Übersicht.
- Alle Funktionen inklusive
- Keine Zahlungsdaten
- IMAP-Postfach in wenigen Minuten verbunden
- Microsoft 365: einmalig ca. 15–20 Min. mit Admin-Rechten
Tipp: Zum Ausprobieren reicht ein leeres Testpostfach bei deinem Anbieter, du musst nicht gleich dein echtes Postfach verbinden.
Häufige Fragen
Antworten auf die Fragen, die vor dem ersten Test am häufigsten kommen.
Welche Rechnungen erkennt MailWerk am Inhalt des PDF-Anhangs?
Alle PDF-Rechnungen mit Textebene, also praktisch jede digital erzeugte Rechnung aus Buchhaltungs- oder Shopsystemen. MailWerk liest den Text des PDFs und prüft, ob ein Suchwert wie deine Kundennummer, eine Vertragsnummer oder ein Bezeichner darin vorkommt. Eingescannte Rechnungen ohne Textebene gelten als „enthält nicht“; eine Texterkennung (OCR) gibt es nicht. Wie du den Suchwert findest, steht im Beitrag PDF-Anhang durchsuchen.
Ersetzt MailWerk eine Buchhaltungssoftware oder ein Belegsystem?
Nein. MailWerk arbeitet vor der Buchhaltung: Es erkennt, sortiert und legt Belege ab und kann sie an ein E-Mail-basiertes Belegsystem weiterleiten. Beträge, Rechnungspositionen oder Kontierungen liest MailWerk nicht aus; gebucht wird in deinem Buchhaltungs- oder Belegsystem. Einen Vergleich mit Werkzeugen wie GetMyInvoices findest du im Blog.
Was passiert, wenn eine Regel nicht greift oder eine Ablage fehlschlägt?
Die Mail bleibt unverändert im Posteingang, und der Tagesbericht zeigt je Regel, warum sie nicht gegriffen hat. Schlägt das Speichern in der Cloud fehl, greift ein Fallback-Ordner, den du je Regel festlegst. Jede Aktion läuft genau einmal: Ein erneuter Lauf, ein Neustart oder ein zweites Anstoßen erzeugt keine doppelten Dateien und keine doppelten Weiterleitungen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Ein IMAP-Postfach verbindest du in wenigen Minuten mit Server, Adresse und Passwort bzw. App-Passwort. Microsoft 365 / Exchange Online braucht einmalig etwa 15–20 Minuten und Administratorrechte im Microsoft-Mandanten: App-Registrierung in Entra, Anwendungsberechtigungen IMAP.AccessAsApp und SMTP.SendAsApp, Postfach-Freigabe per Exchange-PowerShell. Die Schritte stehen in der Anleitung für deine IT.
Kann ich MailWerk testen, ohne mein echtes Postfach zu verbinden?
Ja. Lege bei deinem Anbieter ein leeres Testpostfach an, verbinde nur dieses und schick dir selbst Mails mit PDF-Anhang. Der Regeltest zeigt vorab, was eine Regel mit einer Mail täte, ohne zu versenden oder zu verschieben. Regeln greifen nur auf neue Mails; auf vorhandene erst, wenn du es ausdrücklich anstößt. Den kompletten Ablauf siehst du oben im Beispiel.
Funktioniert MailWerk mit meinem E-Mail-Anbieter?
MailWerk arbeitet mit jedem Postfach, das IMAP und SMTP anbietet, also mit den gängigen Hostern und eigenen Mailservern, und zusätzlich mit Microsoft 365 / Exchange Online über die OAuth2-Anmeldung (XOAUTH2) ohne Basic Auth. Mehrere Postfächer je Konto sind möglich, jedes mit eigenem Abrufintervall. Für Outlook-Nutzer: Anhänge aus Outlook automatisch speichern.
Kann MailWerk Anhänge automatisch in NextCloud, Dropbox, OwnCloud oder OneDrive speichern?
Ja. Die Aktion „Anhänge speichern" lädt Dateien per WebDAV (NextCloud, OwnCloud), Dropbox-API oder Microsoft Graph (OneDrive) hoch. Ordnerpfad und Dateiname bilden sich aus Platzhaltern wie %%JAHR%%, %%MONAT%% oder %%ABSENDER_NAME%%, fehlende Ordner werden angelegt, ein Fallback-Ordner fängt Fehler ab. Mehrere Cloud-Konten je Kunde sind möglich; Beispiele im Beitrag Belege automatisch speichern.
Kann MailWerk Termine in meinen Kalender eintragen?
Ja, als Erinnerung nach festen Fristen. Die Aktion „Kalendereintrag anlegen" schreibt einen Termin in deinen Google Kalender, zum Beispiel „Rechnung prüfen" 14 Tage nach Eingang oder am nächsten Montag. Das Datum bestimmst du relativ zum Eingang; MailWerk liest kein Datum aus dem Mailtext. Titel und Notiz nutzen Platzhalter aus der Mail; die Einrichtung steht in der Anleitung zur Kalender-Anbindung.
Kann ich mit MailWerk mein Postfach zu einem anderen Hoster umziehen?
Ja. Der Postfach-Umzug überträgt alle Mails per IMAP vom alten zum neuen Hoster, inklusive Ordnerstruktur, Gelesen-Status und Empfangsdatum, und lässt sich nach einem Abbruch ohne Duplikate fortsetzen. Den Fortschritt siehst du über einen öffentlichen Status-Link ohne Anmeldung. Bis 1 MB ist der Umzug kostenlos, darüber ab 99,99 € zzgl. MwSt: alle Preise auf der Umzugsseite.
Was kostet MailWerk?
Ein Paket, zwei Zahlweisen. Du startest kostenlos und wählst dann monatliche oder jährliche Zahlung. Die jährliche Zahlweise enthält mehr Leistungen, etwa Kalender, Löschfristen und Inklusiv-Umzüge. Die aktuellen Preise stehen in der Preisübersicht; Zusatzpakete gibt es zum Festpreis je Jahr, für beliebig viele Postfächer, Regeln oder Umzüge machen wir ein individuelles Angebot. Regeln und Daten bleiben beim Wechsel der Zahlweise erhalten.
Sind meine Daten sicher (DSGVO)?
MailWerk läuft in einem Rechenzentrum in Deutschland. Postfach- und Cloud-Zugangsdaten sind verschlüsselt gespeichert, Kundendaten sind auf Anwendungs- und Datenbankebene getrennt, Support-Zugriffe finden nur nach deiner Freigabe statt und werden protokolliert. Original-Mails und Anhänge werden nach einer kurzen Frist gelöscht, die vollständige Löschung deines Kontos ist jederzeit möglich. Den Auftragsverarbeitungsvertrag mit Anlagen bestätigst du direkt in der App. Welche Berechtigungen MailWerk braucht, steht auf der Sicherheitsseite.
Wie viel Zeit spare ich mit der automatischen Belegablage?
MailWerk bewertet jede ausgeführte Aktion mit ihrem manuellen Aufwand, etwa zwei Minuten für das Speichern eines Anhangs, und summiert das im Dashboard und im Tagesbericht. Du siehst also für dein eigenes Postfach, wie viele Stunden Arbeit entfallen sind, statt einer Schätzung.
Fragen zur Einrichtung? Sprich mit uns.
Ob Microsoft-365-Anbindung, eine Regel für einen besonderen Lieferanten oder ein Angebot für dein Team: Wir antworten persönlich.
Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags.
Telefon
PSE GmbH · Burgweg 27 · 90542 Eckental