E-Mails automatisch sortieren
Wenn-Dann-Regeln nach Absender, Betreff, Empfänger oder Anhang — UND/ODER-kombinierbar. Mails werden verschoben, markiert oder in andere Postfächer übertragen. Mit Regeltest vor dem Scharfschalten.
E-Mail-Automatisierung, die dir jeden Tag Arbeit abnimmt
MailWerk überwacht deine Postfächer und verarbeitet eingehende E-Mails automatisch: Mails sortieren, Rechnungen und Anhänge in NextCloud, Dropbox, OwnCloud oder OneDrive ablegen, automatisch antworten und weiterleiten — mit einfachen Wenn-Dann-Regeln, ganz ohne Programmierung.
Jetzt kostenlos loslegen7 Tage kostenlos testen · alle Funktionen · keine Zahlungsdaten nötig
Alles, was dein Posteingang braucht
Vom automatischen Sortieren bis zum Kanban-Board für dein Team: MailWerk verwandelt dein E-Mail-Postfach in einen zuverlässigen Mitarbeiter.
Anhänge automatisch in deiner Cloud speichern
Rechnungen und Belege landen automatisch im richtigen Ordner deiner NextCloud, Dropbox, OwnCloud oder OneDrive — mit variablen Pfaden wie Rechnungen/%%JAHR%%/%%MONAT%% und eigenen Dateinamen. Lokaler Export inklusive, Fallback-Ordner sichern den Ablauf ab.
Automatisch antworten & weiterleiten
Vorlagen mit Platzhaltern beantworten Mails automatisch, der Abwesenheitsagent antwortet genau einmal je Absender — mit deinem Logo. Weiterleitungen mit Schleifenschutz.
Aufgaben & Prozesse aus Mails
Mach aus E-Mail-Threads Aufgaben auf dem Kanban-Board oder starte definierte Prozesse mit festen Schritten. Neue Antworten im Thread siehst du sofort am Stern.
Berichte & gesparte Zeit
Der Tagesbericht zeigt, welche Regel wann, wo und warum ausgeführt wurde und wohin jede Datei gespeichert ist. Dazu siehst du, wie viele Stunden Arbeit MailWerk dir schon gespart hat.
Postfach-Umzug beim Hoster-Wechsel
Alle Mails ziehen per IMAP vom alten zum neuen Hoster um — Ordnerstruktur, Gelesen-Status und Datum bleiben erhalten. Fortschritt live über einen öffentlichen Status-Link; bis 100 MB kostenlos. Direkt zum kostenlosen Umzugscheck.
DSGVO-konform aus Deutschland
Verschlüsselte Zugangsdaten, strikte Mandantentrennung, konfigurierbare Aufbewahrungsfristen und vollständige Datenlöschung auf Knopfdruck — entwickelt und betrieben in Deutschland.
In 3 Schritten zum automatisierten Postfach
Keine Installation, keine Programmierung — nach wenigen Minuten arbeitet MailWerk für dich.
1
Postfach verbinden
Verbinde ein oder mehrere Postfächer per IMAP oder Office 365 / Exchange Online (moderne OAuth2-Anmeldung) — funktioniert mit praktisch jedem E-Mail-Anbieter und eigenen Mailservern. Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
2
Regeln anlegen
Baue Wenn-Dann-Regeln per Drag & Drop — oder erstelle sie direkt aus einer vorhandenen Mail. Der Regeltest zeigt dir vorab, was passieren würde.
3
Zurücklehnen
MailWerk verarbeitet jede eingehende Mail automatisch — zuverlässig, nachvollziehbar im Protokoll und mit Schleifenschutz gegen E-Mail-Ping-Pong.
So einfach liest sich eine Regel
Jede Regel hat eine Klartext-Vorschau — du siehst immer genau, was passiert:
Wenn der Absender „amazon" enthält und ein Anhang vom Typ „PDF" dabei ist,
dann speichere alle Anhänge in NextCloud unter „Rechnungen/Amazon/2026/07"
und verschiebe die Mail in den Ordner „Rechnungen". Gilt für: alle Postfächer.
Teste MailWerk 7 Tage kostenlos
Alle Funktionen, keine Zahlungsdaten, keine Kündigung nötig — dein Testzeitraum endet automatisch. Danach: 5,00 €/Monat oder 50,00 €/Jahr (zzgl. MwSt), bis 10 GB Speicher, Postfach-Umzug inklusive.
- Alle Funktionen inklusive
- Keine Zahlungsdaten
- In 2 Minuten startklar
Häufige Fragen
Die wichtigsten Antworten rund um E-Mail-Automatisierung mit MailWerk.
Was ist MailWerk?
MailWerk ist ein Mail-Automation-Server: Er überwacht deine IMAP-Postfächer und verarbeitet eingehende E-Mails automatisch nach Wenn-Dann-Regeln — sortieren, Anhänge speichern, antworten, weiterleiten und mehr. Alles nachvollziehbar im Protokoll und Tagesbericht.
Funktioniert MailWerk mit meinem E-Mail-Anbieter?
Ja — MailWerk arbeitet mit jedem Postfach, das IMAP und SMTP unterstützt, und zusätzlich mit Office 365 / Exchange Online über die moderne OAuth2-Anmeldung. Das gilt für praktisch alle gängigen Anbieter und auch für eigene Mailserver. Du kannst mehrere Postfächer verbinden, jedes mit eigenem Abrufintervall.
Unterstützt MailWerk Office 365 / Exchange Online?
Ja. Microsoft-365-Postfächer verbindest du über die moderne OAuth2-Anmeldung (Azure-App-Registrierung mit Client Credentials) — ganz ohne das abgekündigte Basic Auth. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert; hier steht die Anleitung.
Kann MailWerk Anhänge automatisch in NextCloud, Dropbox, OwnCloud oder OneDrive speichern?
Ja. Die Aktion „Anhänge speichern" legt Dateien automatisch in NextCloud, Dropbox, OwnCloud oder OneDrive ab — mit variablen Ordnerpfaden wie Rechnungen/2026/07 und frei wählbaren Dateinamen. Ein Fallback-Ordner fängt Sonderfälle ab, mehrere Cloud-Konten je Kunde sind möglich.
Kann ich mit MailWerk mein Postfach zu einem anderen Hoster umziehen?
Ja — der Postfach-Umzug überträgt alle Mails per IMAP vom alten zum neuen Hoster, inklusive Ordnerstruktur, Gelesen-Status und Empfangsdatum. Den Fortschritt verfolgst du über einen öffentlichen Status-Link ohne Anmeldung. Bis 100 MB ist der Umzug kostenlos, darüber ab 5,99 € zzgl. MwSt — alle Preise auf der Umzugsseite.
Was kostet MailWerk?
Du startest mit 7 Tagen kostenlos und allen Funktionen — ohne Zahlungsdaten. Danach kostet MailWerk mit bis zu 10 GB Speicher 5,00 € pro Monat bei monatlicher Zahlung oder 50,00 € pro Jahr bei jährlicher Zahlung (jeweils zzgl. MwSt) — der Postfach-Umzug ist inklusive. Mehr Speicher gibt es auf Anfrage. Deine Regeln und Daten bleiben beim Wechsel vollständig erhalten.
Sind meine Daten sicher (DSGVO)?
MailWerk wird in Deutschland betrieben und ist auf DSGVO-Konformität ausgelegt: Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert, Kundendaten sind strikt getrennt, Aufbewahrungsfristen sind konfigurierbar und auf Wunsch löschen wir alle deine Daten vollständig — inklusive aller Dateien.
Wie viel Zeit spare ich mit E-Mail-Automatisierung?
Das rechnet dir MailWerk selbst vor: Jede automatisch ausgeführte Aktion wird mit ihrem manuellen Aufwand bewertet — auf dem Dashboard siehst du jederzeit „MailWerk hat dir x Stunden an Arbeit gespart".
Fragen? Sprich mit uns.
Ob Einrichtung, individuelle Anforderungen oder ein Angebot für dein Team — wir helfen persönlich weiter.
Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags.
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