Termine aus E-Mails: Google Kalender mit MailWerk verbinden
Die wichtigsten Termine deines Arbeitstags stehen selten im Kalender — sie stecken in E-Mails. Das Zahlungsziel in der Rechnung, das „Wir melden uns bis Freitag" im Angebot, die Bewerbung, die kommende Woche gesichtet werden soll. Wer diese Termine von Hand überträgt, vergisst die Hälfte; wer sie nicht überträgt, verlässt sich auf sein Gedächtnis. Seit August kann MailWerk das übernehmen: Die neue Regelaktion „Kalendereintrag anlegen" schreibt Termine automatisch in deinen Google Kalender — nach denselben Wenn-Dann-Regeln, mit denen MailWerk auch Mails sortiert und Anhänge ablegt.
Wie die Anbindung funktioniert
MailWerk verbindet sich mit Google über ein sogenanntes Service-Konto — ein technisches Konto, das du einmalig in der Google-Cloud-Konsole anlegst. Der Vorteil dieses Wegs: MailWerk kennt dein Google-Passwort nicht und bekommt nur Zugriff auf genau die Kalender, die du ausdrücklich freigibst. Die Einrichtung dauert etwa zehn Minuten:
- In der Google-Cloud-Konsole ein Projekt mit aktivierter Kalender-API anlegen und darin ein Service-Konto erstellen — der JSON-Schlüssel dazu wird heruntergeladen.
- In Google Kalender deinen Kalender für die E-Mail-Adresse des Service-Kontos freigeben (Berechtigung „Termine ändern").
- In MailWerk unter Einstellungen → Kalender die Anbindung anlegen: Name, Kalender-ID und der JSON-Schlüssel — der Knopf „Verbindung testen" prüft sofort, ob alles passt. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert, wie alle Zugangsdaten in MailWerk.
Die Regelaktion: Datum, Uhrzeit, Erinnerung
Danach steht im Regeleditor die Aktion „Kalendereintrag anlegen" bereit. Titel und
Notiz des Termins baust du mit Platzhaltern aus der Mail — etwa
Prüfen: %%BETREFF%% oder Von %%ABSENDER_NAME%%. Das
Datum bestimmst du relativ zum Mail-Eingang: heute plus eine Anzahl Tage
(0 = noch am selben Tag) oder der nächste Wochentag, zum Beispiel immer
der nächste Montag. Dazu kommen Uhrzeit, Dauer — und auf Wunsch eine
Benachrichtigung genau zum Ereigniszeitpunkt, damit Google dich
aktiv erinnert statt nur einen Eintrag anzuzeigen.
Fünf Szenarien aus der Praxis
- Zahlungsziele: Wenn eine Rechnung eingeht, lege einen Termin „Rechnung zahlen: %%BETREFF%%" in 14 Tagen um 9 Uhr an — mit Erinnerung. In Kombination mit der automatischen Rechnungsverarbeitung ist die Rechnung dann längst im richtigen Ordner und der Beleg in der Cloud, wenn der Termin aufpoppt.
- Nachfassen bei Angeboten: Ausgehende Anfragen-Antworten oder eingehende „Wir überlegen noch"-Mails erzeugen einen Follow-up-Termin in drei Tagen. Das Nachfassen ist erfahrungsgemäß der Schritt, der ohne System am häufigsten untergeht.
- Bewerbungen: Jede eingehende Bewerbung erzeugt am nächsten Montag um 10 Uhr den Termin „Bewerbungen sichten" im Team-Kalender — wer zusätzlich mit Prozessen arbeitet, hakt danach Schritt für Schritt ab.
- Fristen aus Verträgen: Mails mit Kündigungs- oder Widerrufsfristen bekommen einen Termin weit vor Ablauf. Zusammen mit den DSGVO-Löschfristen von MailWerk entsteht so ein sauberer Lebenszyklus: Der Termin erinnert ans Handeln, die Löschfrist räumt später auf.
- Geteilte Team-Kalender: Weil die Anbindung auf jeden freigegebenen Kalender zeigen kann, landen automatisch erzeugte Termine auf Wunsch direkt im gemeinsamen Kalender — das ganze Team sieht sie, ohne dass jemand etwas weiterleiten muss.
Was die Kalender-Anbindung bewusst nicht tut
Auch hier sind wir ehrlich: MailWerk liest kein Datum aus dem Mailtext. „Termin am 12.09. um 15 Uhr" im Fließtext wird nicht erraten — das Datum kommt immer aus deiner Regel. Das ist eine bewusste Entscheidung: Ein falsch geratener Termin ist schlimmer als keiner, und die Regel-Logik („in 14 Tagen", „nächster Montag") deckt die wiederkehrenden Fälle zuverlässig ab. Außerdem unterstützt die Anbindung derzeit ausschließlich Google Kalender; weitere Anbieter sind vorgesehen. Und wie alle Aktionen läuft auch diese über MailWerks Schutzmechanik: Jeder Termin wird höchstens einmal je Mail und Regel angelegt, jede Ausführung steht im Tagesbericht.
Häufige Fragen
Welche Kalender unterstützt MailWerk?
Aktuell den Google Kalender (auch Google Workspace), angebunden über ein Service-Konto — ohne dein Google-Passwort. Weitere Anbieter sind vorgesehen.
Liest MailWerk das Termindatum aus dem Mailtext?
Nein, bewusst nicht — das Datum bestimmst du in der Regel (Tage nach Eingang oder nächster Wochentag, plus Uhrzeit und Dauer). Das ist zuverlässig und nachvollziehbar.
Brauche ich dafür ein Google-Konto?
Ja, einen Google Kalender. Das Service-Konto in der Google-Cloud-Konsole ist kostenlos und in etwa zehn Minuten eingerichtet — die Schritte stehen oben.
Wie viele Kalender kann ich anbinden?
Die jährliche Zahlweise enthält bereits einen Kalender; weitere buchst du als Option zum Festpreis je Jahr hinzu. Je Regel wählst du frei, in welchen Kalender der Termin fällt.
Weiterlesen
- E-Mail-Regeln erstellen: Die Wenn-Dann-Anleitung — die Grundlage für jede Kalender-Regel.
- Rechnungen automatisch verarbeiten und weiterleiten — Zahlungsziele im Zusammenspiel mit Belegablage.
- Prozesse aus E-Mails: Vom Posteingang zum Kanban-Board — wenn aus dem Termin ein mehrstufiger Vorgang wird.
- Office 365 / Exchange Online automatisieren — Postfach-Anbindung nach demselben Prinzip „Zugriff ohne Passwort-Weitergabe".