Rechnungen automatisch verarbeiten und weiterleiten
Der Rechnungseingang ist in vielen Firmen ein Sammelsurium: Rechnungen kommen an info@, an einzelne Mitarbeiter, mal als PDF, mal als Link. Bis alles bei der Buchhaltung liegt, sind mehrere Personen und viele Klicks beteiligt — und am Monatsende fehlt trotzdem eine. Wir kennen das aus erster Hand: Bevor wir unseren eigenen Rechnungseingang bei der PSE GmbH automatisiert haben, wanderte jede Lieferantenrechnung durch mindestens zwei Postfächer, bis sie beim Steuerbüro ankam. Heute erledigt das eine einzige Regel — zuverlässig, protokolliert und ohne dass jemand daran denken muss. So baust du denselben Ablauf für dein Unternehmen.
Der komplette Rechnungs-Workflow als eine Regel
Eine bewährte Rechnungsregel kombiniert drei Aktionen, die nacheinander ausgeführt werden:
- Anhänge speichern: alle PDFs nach
Rechnungen/%%JAHR%%/%%MONAT%%in die Cloud (NextCloud, Dropbox, OwnCloud oder OneDrive) — Details dazu im Beitrag Belege automatisch speichern. - Weiterleiten: die komplette Mail inklusive Original als Anlage an buchhaltung@firma.de oder direkt ans Steuerbüro.
- Mail verschieben: ab in den IMAP-Ordner „Rechnungen" — der Posteingang bleibt leer.
Genau so — als lesbarer Satz — zeigt MailWerk jede Regel in der Klartext-Vorschau an. Das ist kein Nebenschauplatz, sondern Vertrauenssache: Du sollst jederzeit ohne technisches Vorwissen prüfen können, was deine Automatisierung tut.
Rechnungen zuverlässig erkennen: UND/ODER richtig nutzen
Nicht jede Rechnung heißt „Rechnung". Aus unseren Kundenprojekten wissen wir: Englische Lieferanten schreiben „Invoice", manche Systeme „RE-2026-0815", wieder andere packen die Rechnung kommentarlos als PDF in eine Bestellbestätigung. Deshalb lassen sich Bedingungen in MailWerk mit UND und ODER kombinieren: (Betreff enthält „Rechnung" UND Anhang ist PDF) ODER (Absender enthält „billing@"). Für Spezialfälle ergänzt du einfach eine weitere ODER-Gruppe. Über „Regel aus Mail" übernimmst du Absender und Betreff einer echten Rechnung per Klick als Bedingung — schneller lässt sich eine treffsichere Regel kaum bauen.
Erfahrungswerte aus der Praxis
Getrennte Regeln je Lieferant, wenn die Ablage abweicht
Amazon-Rechnungen nach Rechnungen/Amazon/%%JAHR%%, Telekom nach
Rechnungen/Telekom/%%JAHR%%: Lege je Lieferant eine Regel mit eigenem
Zielpfad an und ordne sie über die Priorität. „Weitere Regeln stoppen" verhindert,
dass die allgemeine Rechnungsregel danach noch einmal greift. Bei einem unserer
Kunden laufen so über 40 Lieferantenregeln parallel — gepflegt von der Buchhaltung
selbst, ohne IT-Beteiligung.
Doppelte Verarbeitung ist technisch ausgeschlossen
MailWerk führt jede Aktion höchstens einmal je Mail aus — garantiert über eine eindeutige Verarbeitungssperre in der Datenbank, die auch Server-Neustarts überlebt. Deine Buchhaltung bekommt eine Rechnung also nie doppelt weitergeleitet. Und der Schleifenschutz stoppt Ketten, falls auf der Gegenseite ein Autoresponder oder eine Rückleitung eingerichtet ist — ein Klassiker, der ohne Schutz schnell hunderte Mails erzeugt.
Kontrolle über den Tagesbericht
Im Bericht siehst du je Tag: welche Regel wann gegriffen hat, warum (Klartext der Bedingungen), und welche Datei wohin gespeichert wurde — inklusive vollständigem Zielpfad. Ideal für die Monats-Kontrolle, bevor die Buchhaltung abschließt. Diese lückenlose Nachvollziehbarkeit war für unser Steuerbüro das entscheidende Argument.
Was die Automatik bewusst nicht tut
Transparenz gehört dazu: MailWerk liest keine Rechnungsinhalte aus (keine Beträge, keine Rechnungsnummern-Extraktion — eine frühere Variante haben wir wegen unzuverlässiger Ergebnisse bewusst entfernt) und bucht nichts. Es sorgt dafür, dass jede Rechnung vollständig, strukturiert und nachweisbar dort ankommt, wo Menschen oder Buchhaltungssoftware weiterarbeiten. Für die Abläufe danach — Prüfung, Freigabe, Zahlung — kannst du in MailWerk Prozesse mit festen Schritten nutzen.
Häufige Fragen
Wie erkenne ich Rechnungen automatisch im Posteingang?
Über kombinierbare Bedingungen: Betreff enthält „Rechnung" ODER „Invoice", Absender enthält einen bekannten Lieferanten, oder ein PDF-Anhang ist vorhanden.
Kann ich Rechnungen automatisch an die Buchhaltung weiterleiten?
Ja — die Aktion „Weiterleiten" schickt die Mail inklusive Anhängen und Originalmail an eine beliebige Adresse. Ein Schleifenschutz verhindert E-Mail-Ping-Pong.
Kann eine Regel mehrere Aktionen nacheinander ausführen?
Ja — speichern, weiterleiten und verschieben laufen in einem Durchlauf, in der Reihenfolge, die du festlegst.
Wie behalte ich den Überblick, was verarbeitet wurde?
Der Tagesbericht zeigt filterbar je Tag jede Regelausführung mit Mail, Postfach, Status und Speicherzielen.
Wird eine Rechnung doppelt verarbeitet, wenn der Server neu startet?
Nein — jede Aktion wird höchstens einmal je Mail ausgeführt (Idempotenz).
Weiterlesen
- Belege automatisch speichern: E-Mail-Anhänge in die Cloud — variable Pfade und Dateinamen im Detail.
- MailWerk oder GetMyInvoices? — Rechnungsablage im ehrlichen Vergleich.
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