MailWerk ist wie ein fleißiger Mitarbeiter für dein E-Mail-Postfach: Es erkennt Rechnungen und wichtige Dokumente — sogar an deiner Kundennummer in der PDF-Datei —, legt sie im richtigen Ordner ab und räumt die E-Mail weg. Und es schreibt auf, was es getan hat. Du musst dafür nichts von Technik verstehen.
Jetzt kostenlos ausprobieren7 Tage kostenlos · keine Bankdaten nötig · endet von selbst
Stell dir vor, jemand kümmert sich jeden Tag um dein Postfach — zuverlässig, rund um die Uhr, ohne Urlaub. Genau das ist MailWerk.
MailWerk schaut nicht nur, wer die E-Mail geschickt hat. Es liest auch in die PDF-Datei hinein: Steht dort deine Kundennummer, weiß MailWerk, dass es eine Rechnung für dich ist. Das klappt bei allen PDFs, die am Computer erstellt wurden — nicht bei abfotografierten Zetteln.
Kommt eine Rechnung als Anhang, speichert MailWerk die Datei von allein im richtigen Ordner — zum Beispiel „Rechnungen 2026". Nie wieder Anhänge von Hand herunterladen und einsortieren.
Werbung, Rechnungen, Kundenanfragen — jede E-Mail wandert von allein in den richtigen Ordner. Dein Posteingang bleibt übersichtlich, und du siehst sofort, was wirklich wichtig ist.
Im Urlaub oder krank? MailWerk schickt jedem, der dir schreibt, eine freundliche Antwort — mit deinem Firmenlogo. Jeder Absender bekommt die Antwort genau einmal, nicht bei jeder E-Mail neu.
Du legst einmal fest: „14 Tage nach einer Rechnung erinnern" oder „am nächsten Montag nachfragen". MailWerk trägt den Termin dann von allein in deinen Google-Kalender ein. Das Datum aus der Rechnung liest es dabei nicht — die Frist bestimmst du.
MailWerk schreibt genau auf, was es getan hat: welche E-Mail wohin sortiert wurde und welche Datei wo liegt. Und es rechnet dir vor, wie viele Stunden Arbeit es dir schon abgenommen hat.
So sieht ein ganz normaler Tag mit MailWerk aus:
Um 9:12 Uhr kommt die Telefon-Rechnung per E-Mail.
MailWerk erkennt sie sofort, speichert die Rechnung im Ordner
„Rechnungen 2026" und räumt die E-Mail aus dem Posteingang.
Du hast dabei: nichts gemacht.
Solche Abläufe legst du einmal fest — in einfachen Sätzen wie „Wenn der Absender Telekom ist, dann speichere die Rechnung". Danach passiert alles von selbst, Tag für Tag.
Du brauchst nur deinen Internet-Browser. Nichts muss installiert werden.
Kostenlos anmelden — das dauert etwa 2 Minuten. Du brauchst nur eine E-Mail-Adresse. Bankdaten musst du keine angeben.
Du gibst die Zugangsdaten deines E-Mail-Kontos ein — dieselben wie in deinem E-Mail-Programm. MailWerk prüft sofort, ob alles klappt. Nur bei einem Firmen-Postfach von Microsoft 365 muss dein IT-Betreuer vorher einmal etwas freischalten — das dauert etwa 15 bis 20 Minuten. Wenn du nicht weiterkommst, helfen wir dir persönlich.
Du sagst MailWerk, was es tun soll — zum Beispiel: „Wenn eine Rechnung kommt, dann lege sie in den Rechnungs-Ordner." Vorher kannst du gefahrlos ausprobieren, was passieren würde.
Deine E-Mails sind Privatsache. So gehen wir damit um:
MailWerk wird in Deutschland entwickelt und betrieben — von der PSE GmbH in Eckental bei Nürnberg. Es gelten die strengen deutschen Datenschutz-Regeln.
Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Niemand sonst kann deine E-Mails sehen — auch wir nur, wenn du es für den Support erlaubst. Und wenn du gehst, löschen wir auf Wunsch alles — vollständig. Alles zur Sicherheit auf einer Seite.
Bei Fragen erreichst du uns direkt — per E-Mail oder Telefon. Keine Warteschleife, kein Ticket-System, sondern jemand, der dir wirklich weiterhilft.
Du gehst kein Risiko ein: keine Bankdaten, keine Kündigung nötig. Wenn du nichts machst, endet der Test von ganz allein.
Die Antworten auf die Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden.
Nein. MailWerk läuft im Internet-Browser — so wie deine Online-Bank. Du meldest dich einfach an, mehr nicht.
Nein. Du legst deine Wünsche in einfachen Sätzen fest, zum Beispiel: „Wenn eine Rechnung kommt, dann lege sie in den Ordner Rechnungen." MailWerk erledigt den Rest. Und wenn du Hilfe brauchst, rufst du uns einfach an.
Der Anfang ist kostenlos: Du probierst alles in Ruhe aus — ohne Bankdaten. Wenn dir MailWerk nicht gefällt, endet der Test von selbst; nichts läuft heimlich weiter. Wenn du bleibst, entscheidest du nur noch, WIE du zahlst: jeden Monat oder einmal im Jahr. Die Jahres-Zahlung hat mehr drin und ist günstiger. Die aktuellen Preise stehen hier — sie kommen direkt aus MailWerk:
Kostenlos
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einmal im Jahr zahlen — mehr drin, günstiger
Jetzt buchenDu brauchst besonders viel — viele Postfächer, viele Regeln, viel Speicher? Dann ruf uns an, wir machen dir ein Angebot.
MailWerk liest PDF-Dateien, die am Computer erstellt wurden — einen abfotografierten oder eingescannten Zettel kann es nicht lesen. Es rechnet auch nichts aus und macht keine Buchhaltung: Es erkennt die Rechnung, legt sie ab und räumt auf. Gebucht wird weiterhin in deinem Buchhaltungs-Programm oder bei deinem Steuerberater.
Ja, das empfehlen wir sogar. Leg dir bei deinem Anbieter ein leeres E-Mail-Konto an und verbinde nur dieses. Schick dir selbst ein paar Rechnungen — und schau zu, was MailWerk damit macht. Dein richtiges Postfach verbindest du erst, wenn du überzeugt bist.
Ja. MailWerk kommt aus Deutschland und hält sich an die strengen deutschen Datenschutz-Regeln. Deine Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Niemand von uns kann einfach in dein Postfach schauen — für Hilfe müssen wir dich vorher um Erlaubnis fragen. Auf Wunsch löschen wir alle deine Daten vollständig. Hier steht alles zur Sicherheit auf einer Seite.
Sehr wahrscheinlich ja. MailWerk funktioniert mit fast allen E-Mail-Konten — zum Beispiel von Telekom, GMX, WEB.DE, IONOS, Strato, Gmail oder Microsoft. Beim Einrichten prüft MailWerk sofort, ob die Verbindung klappt.
Ja! MailWerk kann alle deine E-Mails vom alten zum neuen Anbieter mitnehmen — ohne dass etwas verloren geht. Hier erklären wir den E-Mail-Umzug in einfachen Worten.
Auf unserer ausführlichen Seite findest du alle Funktionen im Detail — und in unserem Blog viele Anleitungen aus der Praxis.