MailWerk oder GetMyInvoices? Rechnungsablage im ehrlichen Vergleich
Wenn es ums automatische Einsammeln von Rechnungen geht, führt im deutschsprachigen Raum kaum ein Weg an GetMyInvoices vorbei. Das Werkzeug hat eine klare Mission: Belege aus allen Quellen zusammentragen und an die Buchhaltung übergeben. MailWerk wird oft für denselben Zweck eingesetzt — löst das Problem aber von einer anderen Seite. Welcher Ansatz zu dir passt, hängt davon ab, wo deine Rechnungen herkommen. Der ehrliche Vergleich.
Wo GetMyInvoices stark ist
Die Paradedisziplin von GetMyInvoices ist das Portal-Fetching: Es loggt sich mit hinterlegten Zugangsdaten in Kundenportale ein — Telekom, Amazon, Mobilfunk- und Stromanbieter — und lädt die dort bereitgestellten Rechnungen selbstständig herunter. Wer viele Lieferanten hat, die Rechnungen nur im Portal bereitstellen statt sie zu mailen, spart damit echtes Klick-Pensum. Dazu kommen Schnittstellen in Buchhaltungssysteme. Das ist ein legitimer, spezialisierter Anwendungsfall — und dieses Portal-Fetching bietet MailWerk nicht. Das sagen wir offen.
Der andere Blickwinkel: Das Postfach ist die Quelle
In der Praxis kommt der Großteil der Belege heute per E-Mail — als PDF-Anhang oder Download-Link. Und genau da beginnt der Unterschied: GetMyInvoices interessiert sich für die Rechnung, MailWerk für das ganze Postfach. Eine einzige MailWerk-Regel erledigt den kompletten Rechnungs-Workflow:
Rechnungen/%%JAHR%%/%%MONAT%%, leite die Mail an die
Buchhaltung weiter und verschiebe sie in den Ordner „Erledigt".
- Ablage in deine Cloud: NextCloud, OwnCloud, Dropbox oder OneDrive — direkt, mit Ordner-Baum-Auswahl, variablen Pfaden und sprechenden Dateinamen. Gerade die im Mittelstand beliebte NextCloud ist bei MailWerk erste Klasse.
- Der Posteingang bleibt sauber: Die Rechnung ist nicht nur abgelegt — die Mail selbst ist einsortiert, weitergeleitet, beantwortet. Ablage-Spezialisten lassen das Postfach unberührt.
- Alles andere gleich mit: Dieselben Regeln sortieren Bestellbestätigungen, beantworten Anfragen, machen aus Reklamationen Aufgaben auf dem Kanban-Board — ein Werkzeug für das ganze Postfach statt ein Spezialist je Aufgabe.
- Nachvollziehbar: Der Tagesbericht zeigt je Regel, welche Datei wohin gespeichert wurde — plus die gesparte Arbeitszeit.
Der Portal-Trick, den viele übersehen
Bei den meisten Anbietern lässt sich der Rechnungsversand per E-Mail aktivieren — ein Haken im Kundenkonto. Wer das für seine wichtigsten Lieferanten einmal umstellt, braucht kein Portal-Fetching mehr: Die Rechnung kommt ins Postfach, MailWerk legt sie ab, leitet sie weiter und räumt auf. Einmal eingerichtet, läuft der Beleg-Fluss vollständig automatisch — ohne dass ein Dienst deine Portal-Passwörter kennen muss. Auch das ist ein Datenschutz-Argument: Portal-Fetching bedeutet, einem Dritten die Zugangsdaten zu all deinen Kundenkonten anzuvertrauen.
Preis und Einordnung
GetMyInvoices staffelt nach der Zahl der Belege und angebundenen Quellen — für reine Belegbeschaffung fair, aber es bleibt ein Spezialwerkzeug neben deinen übrigen Tools. MailWerk kostet dich ein Kontingent aus Postfächern, Regeln und Speicher — und deckt damit die Rechnungsablage und die restliche Postfach-Automatisierung ab: Sortieren, Antworten, Weiterleiten, Abwesenheitsagent, Aufgaben, sogar den Postfach-Umzug beim Hoster-Wechsel.
Ehrliches Fazit
- Nimm GetMyInvoices, wenn deine Rechnungen überwiegend in Portalen liegen, die keinen E-Mail-Versand anbieten, und du ausschließlich das Beleg-Einsammeln automatisieren willst.
- Nimm MailWerk, wenn deine Belege per E-Mail kommen (oder kommen können) und du neben der Rechnungsablage gleich das ganze Postfach automatisieren willst — mit deutschem Hosting und planbaren Kosten.
Häufige Fragen
Was macht GetMyInvoices, das MailWerk nicht macht?
Portal-Fetching: Es lädt Rechnungen direkt aus Kundenportalen herunter. Das bietet MailWerk nicht — bei vielen Anbietern lässt sich aber der Rechnungsversand per E-Mail aktivieren, dann übernimmt MailWerk die komplette Ablage.
Was macht MailWerk, das GetMyInvoices nicht macht?
Das ganze Postfach: sortieren, antworten, weiterleiten, Aufgaben und Prozesse aus Mails, Abwesenheitsagent, Postfach-Umzug — die Rechnungsablage ist eine von vielen Regeln.
Kann MailWerk Rechnungen in NextCloud ablegen?
Ja — NextCloud, OwnCloud, Dropbox und OneDrive, mit variablen Ordnerpfaden, eigenen Dateinamen und Fallback-Ordner.
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