DSGVO-Löschfristen für E-Mails: Aufbewahrung im Griff
Die DSGVO verlangt Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es einen Zweck dafür gibt. Gleichzeitig verlangen HGB und AO, dass Geschäftsbriefe sechs und Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahrt werden. Zwischen diesen beiden Polen liegt das echte Leben eines Postfachs: Bewerbungen, die nach dem Verfahren nicht ewig liegen dürfen. Newsletter, die niemand je wieder ansieht. Kundenanfragen, deren Aufbewahrung irgendwann niemandem mehr nützt. Die Löschfristen von MailWerk bringen Ordnung hinein — mit einem Grundsatz, der uns wichtig ist: MailWerk löscht nichts von allein.
So funktionieren Löschfristen
Eine Löschfrist besteht aus einem Namen, einer Aufbewahrungsdauer in Monaten und Bedingungen — denselben Bausteinen, die du aus dem Regeleditor kennst, UND/ODER-kombinierbar: „Betreff enthält Bewerbung ODER Anhang vorhanden UND Absender enthält karriere@". Eine Frist ganz ohne Bedingung lässt MailWerk übrigens nicht zu — ein versehentlicher Rundumschlag über das ganze Postfach ist damit ausgeschlossen. Die Löschfristen-Seite zeigt dir je Frist, wie viele Mails fällig sind, mit Vorschau der ältesten Treffer.
Der Clou: Regeln ordnen neue Mails automatisch zu
Bedingungen an der Frist prüfen den Bestand. Für neue Mails geht es eleganter: Die Regelaktion „Löschfrist zuordnen" verdrahtet deine Wenn-Dann-Regeln direkt mit der Aufbewahrung. Ein Beispiel, wie sich das liest:
Wenn der Betreff „Bewerbung" enthält,
dann verschiebe die Mail in den Ordner „Bewerbungen",
lege eine Aufgabe auf dem Kanban-Board an
und ordne der Mail die Löschfrist „Bewerbungen — 6 Monate" zu.
Jede eingehende Bewerbung trägt damit vom ersten Moment an ihr Ablaufdatum bei sich. Das Wichtige dabei: Eine per Regel zugeordnete Mail gehört zu genau dieser einen Frist. Andere Fristen und deren Bedingungen greifen für sie nicht mehr — auch wenn sie inhaltlich passen würden. Überlappende Regeln können sich also nicht gegenseitig überraschen, und in der Fristen-Ansicht erkennst du zugeordnete Mails am eigenen Kennzeichen.
Gelöscht wird nur mit deiner Bestätigung
Ist eine Frist abgelaufen, taucht die Mail in der Liste der fälligen Mails auf — mit Filter, Vorschau und dem kompletten Fundort (Postfach und Ordner). Gelöscht wird einzeln, je Mail, nach deiner Bestätigung; eine Sammellöschung gibt es bewusst nicht. Vor jedem Löschen prüft MailWerk serverseitig noch einmal, ob die Mail wirklich fällig ist. Beim bestätigten Löschen verschwinden Mail, Originaldatei und Anhänge — Anhänge, die identisch an anderen Mails hängen, bleiben selbstverständlich erhalten.
Drei Kategorien, mit denen fast jeder startet
- Bewerbungen (6 Monate): Nach Abschluss des Verfahrens spricht vieles für zügiges Löschen — die Frist sammelt alles ein, du entscheidest je Bewerbung. Wer mag, kombiniert das mit einem Kalender-Termin als Erinnerung an den Stichtag.
- Newsletter & Werbung (3 Monate): Der Klassiker fürs Aufräumen. Eine Regel sortiert Newsletter in ihren Ordner und ordnet die Frist zu — nach drei Monaten stehen sie gesammelt zum Löschen bereit.
- Allgemeine Anfragen (24 Monate): Lang genug für Rückfragen, kurz genug für die Speicherbegrenzung. Rechnungen und Geschäftsbriefe gehören NICHT hinein — für sie gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
Zusammenspiel mit dem Rest von MailWerk
Löschfristen sind kein Inselthema: Dieselbe Regel, die eine Mail der Frist zuordnet, kann ihre Anhänge in die Cloud sichern, die Mail einsortieren oder eine Aufgabe anlegen. Und der Tagesbericht protokolliert jede Zuordnung — du kannst später nachvollziehen, wann welche Mail an welche Frist geheftet wurde. Die Funktion ist Teil der jährlichen Zahlweise; weitere Fristen lassen sich als Option zum Festpreis je Jahr hinzubuchen.
Häufige Fragen
Löscht MailWerk E-Mails automatisch?
Nein, bewusst nicht — Löschfristen sammeln fällige Mails ein, gelöscht wird einzeln und nach deiner Bestätigung. Aufbewahrungspflichten kennt nur dein Unternehmen.
Wie kommen E-Mails automatisch in die richtige Löschfrist?
Über die Bedingungen der Frist — oder gezielt per Regelaktion „Löschfrist zuordnen", die jede passende neue Mail direkt an eine Frist heftet.
Was passiert, wenn eine Mail zu mehreren Fristen passen würde?
Eine per Regel zugeordnete Mail gehört zu genau dieser einen Frist — andere Fristen greifen für sie nicht mehr.
Werden beim Löschen auch die Dateien entfernt?
Ja — Mail, Originaldatei und Anhänge. Anhänge, die identisch an anderen Mails hängen, bleiben erhalten.
Weiterlesen
- E-Mail-Regeln erstellen: Die Wenn-Dann-Anleitung — die Bausteine, aus denen auch Löschfristen bestehen.
- Termine aus E-Mails: Google Kalender verbinden — Fristen zusätzlich mit Kalender-Erinnerung absichern.
- Rechnungen automatisch verarbeiten und weiterleiten — was NICHT in die Löschfrist gehört, wird sauber archiviert.
- Prozesse aus E-Mails: Vom Posteingang zum Kanban-Board — Bewerbungsverfahren strukturiert abarbeiten, bevor die Frist greift.