Aufbewahrungspflicht für E-Mails: DSGVO-Löschfristen im Griff
Die DSGVO verlangt Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es einen Zweck dafür gibt. Gleichzeitig verlangen HGB und AO, dass Geschäftsbriefe sechs und Buchungsbelege acht Jahre aufbewahrt werden (seit 2025; Handelsbücher und Jahresabschlüsse weiterhin zehn). Zwischen diesen beiden Polen liegt das echte Leben eines Postfachs: Bewerbungen, die nach dem Verfahren nicht ewig liegen dürfen. Newsletter, die niemand je wieder ansieht. Kundenanfragen, deren Aufbewahrung irgendwann niemandem mehr nützt. Die Löschfristen von MailWerk bringen Ordnung hinein — mit einem Grundsatz, der uns wichtig ist: MailWerk löscht nichts von allein.
Welche Aufbewahrungspflichten gelten für E-Mails? (GoBD & DSGVO)
Die wichtigsten Eckpunkte, bevor es an die Umsetzung geht — ohne Anspruch auf Rechtsberatung: Geschäftsbriefe (Angebote, Auftragsbestätigungen, geschäftliche Korrespondenz) unterliegen nach HGB und AO einer Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren; Buchungsbelege — dazu zählt die Rechnung im E-Mail-Anhang — von acht Jahren (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO; verkürzt von zehn auf acht Jahre durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 — für Belege, deren alte Frist zu diesem Zeitpunkt noch lief). Zehn Jahre gelten weiterhin für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse. Achtung bei Sonderfällen: Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute greift die kürzere Frist erst ab 2026, und solange eine Betriebsprüfung läuft oder eine Steuerfestsetzung noch nicht verjährt ist, läuft die Frist nicht ab (Ablaufhemmung) — im Zweifel gilt die längere Frist. Die GoBD verlangen die Aufbewahrung im Ursprungsformat, also die E-Mail selbst und nicht nur einen Ausdruck. Auf der anderen Seite steht die DSGVO mit dem Grundsatz der Speicherbegrenzung: Bewerbungen sind nach gängiger Praxis etwa sechs Monate nach Absage zu löschen, Newsletter und erledigte Anfragen ohne Geschäftsbezug haben gar keine Aufbewahrungspflicht. Entscheidend ist also die Kategorie der Mail — und genau deshalb arbeitet MailWerk mit Löschfristen je Kategorie statt mit einer pauschalen Frist über das ganze Postfach. Im Zweifel gehört die Einordnung einzelner Kategorien in die Hand deines Steuerberaters oder Datenschutzbeauftragten.
So funktionieren Löschfristen
Eine Löschfrist besteht aus einem Namen, einer Aufbewahrungsdauer in Monaten und einer Beschreibung — zum Beispiel „Bewerbungen — 6 Monate" oder „Buchungsbelege — 96 Monate". Welche Mails zu einer Frist gehören, entscheidet keine pauschale Suche über das Postfach, sondern ausschließlich deine Wenn-Dann-Regeln (dazu gleich mehr). Ein versehentlicher Rundumschlag über den ganzen Bestand ist damit ausgeschlossen: Eine Mail ohne Zuordnung fällt unter keine Frist. Die Löschfristen-Seite zeigt dir je Frist, wie viele Mails fällig sind, mit Vorschau der ältesten Treffer.
Der Clou: Regeln ordnen neue Mails automatisch zu
Die Regelaktion „Löschfrist zuordnen" verdrahtet deine Wenn-Dann-Regeln direkt mit der Aufbewahrung — mit denselben UND/ODER-kombinierbaren Bedingungen, die du aus dem Regeleditor kennst. Ein Beispiel, wie sich das liest:
Wenn der Betreff „Bewerbung" enthält,
dann verschiebe die Mail in den Ordner „Bewerbungen",
lege eine Aufgabe auf dem Kanban-Board an
und ordne der Mail die Löschfrist „Bewerbungen — 6 Monate" zu.
Jede eingehende Bewerbung trägt damit vom ersten Moment an ihr Ablaufdatum bei sich. Das Wichtige dabei: Eine per Regel zugeordnete Mail gehört zu genau dieser einen Frist. Andere Fristen greifen für sie nicht — eine spätere Regel mit anderer Zuordnung ersetzt die Frist, statt eine zweite daneben zu setzen. Überlappende Regeln können sich also nicht gegenseitig überraschen, und in der Fristen-Ansicht erkennst du zugeordnete Mails am eigenen Kennzeichen.
Gelöscht wird nur mit deiner Bestätigung
Ist eine Frist abgelaufen, taucht die Mail in der Liste der fälligen Mails auf — mit Filter, Vorschau und dem kompletten Fundort (Postfach und Ordner). Gelöscht wird einzeln, je Mail, nach deiner Bestätigung; eine Sammellöschung gibt es bewusst nicht. Vor jedem Löschen prüft MailWerk serverseitig noch einmal, ob die Mail wirklich fällig ist. Beim bestätigten Löschen verschwinden Mail, Originaldatei und Anhänge — Anhänge, die identisch an anderen Mails hängen, bleiben selbstverständlich erhalten.
Drei Kategorien, mit denen fast jeder startet
- Bewerbungen (6 Monate): Nach Abschluss des Verfahrens spricht vieles für zügiges Löschen — die Frist sammelt alles ein, du entscheidest je Bewerbung. Wer mag, kombiniert das mit einem Kalender-Termin als Erinnerung an den Stichtag.
- Newsletter & Werbung (3 Monate): Der Klassiker fürs Aufräumen. Eine Regel sortiert Newsletter in ihren Ordner und ordnet die Frist zu — nach drei Monaten stehen sie gesammelt zum Löschen bereit.
- Allgemeine Anfragen (24 Monate): Lang genug für Rückfragen, kurz genug für die Speicherbegrenzung. Rechnungen und Geschäftsbriefe gehören NICHT hinein — für sie gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
Zusammenspiel mit dem Rest von MailWerk
Löschfristen sind kein Inselthema: Dieselbe Regel, die eine Mail der Frist zuordnet, kann ihre Anhänge in die Cloud sichern, die Mail einsortieren oder eine Aufgabe anlegen. Und der Tagesbericht protokolliert jede Zuordnung — du kannst später nachvollziehen, wann welche Mail an welche Frist geheftet wurde. Die Funktion ist Teil der jährlichen Zahlweise; weitere Fristen lassen sich als Option zum Festpreis je Jahr hinzubuchen.
Häufige Fragen
Welche Aufbewahrungspflichten gelten für E-Mails?
Geschäftsbriefe 6 Jahre, Buchungsbelege (z. B. Rechnungen) seit 2025 grundsätzlich 8 Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre — nach GoBD im Original; Sonderfälle (Finanzbranche, laufende Betriebsprüfung) verlängern. Die DSGVO verlangt umgekehrt, personenbezogene Mails ohne Zweck zu löschen. Entscheidend ist die Kategorie der Mail.
Löscht MailWerk E-Mails automatisch?
Nein, bewusst nicht — Löschfristen sammeln fällige Mails ein, gelöscht wird einzeln und nach deiner Bestätigung. Aufbewahrungspflichten kennt nur dein Unternehmen.
Wie kommen E-Mails automatisch in die richtige Löschfrist?
Ausschließlich per Regelaktion „Löschfrist zuordnen": Eine Wenn-Dann-Regel heftet jede passende neue Mail direkt an genau eine Frist. Mails ohne Zuordnung fallen unter keine Frist.
Was passiert, wenn eine Mail zu mehreren Fristen passen würde?
Eine per Regel zugeordnete Mail gehört zu genau dieser einen Frist — andere Fristen greifen für sie nicht mehr.
Werden beim Löschen auch die Dateien entfernt?
Ja — Mail, Originaldatei und Anhänge. Anhänge, die identisch an anderen Mails hängen, bleiben erhalten.
Weiterlesen
- E-Mail-Regeln erstellen: Die Wenn-Dann-Anleitung — die Bausteine, aus denen auch Löschfristen bestehen.
- Termine aus E-Mails: Google Kalender verbinden — Fristen zusätzlich mit Kalender-Erinnerung absichern.
- Rechnungseingang automatisieren: Rechnungen automatisch verarbeiten — was NICHT in die Löschfrist gehört, wird sauber archiviert.
- Prozesse aus E-Mails: Vom Posteingang zum Kanban-Board — Bewerbungsverfahren strukturiert abarbeiten, bevor die Frist greift.