Eingangsrechnungen automatisch erkennen und zuordnen
„Wo ist die Rechnung von letzter Woche?" — dieser Satz kostet in vielen Büros mehr
Zeit als die Buchung selbst. Eingangsrechnungen kommen an info@, an
einzelne Mitarbeiter, mal als PDF, mal als Portallink; und bis sie erfasst, abgelegt
und an die Buchhaltung übergeben sind, waren mehrere Hände im Spiel. Der Ausweg ist
nicht noch mehr Disziplin, sondern ein Postfach, das Eingangsrechnungen
selbst erkennt und automatisch dem richtigen Ort zuordnet. Dieser Beitrag
zeigt, woran MailWerk eine Rechnung erkennt — und wie daraus ein durchgängiger
Ablauf ohne Handarbeit wird.
Woran ein Postfach eine Rechnung erkennt
„Automatisch erkennen" ist kein Zauberwort, sondern eine Frage der richtigen Kriterien. MailWerk stellt dafür Bedingungen bereit, die du im Regeleditor per Drag-and-drop kombinierst:
- Absender: enthält
billing@,rechnung@lieferant.deoder eine bekannte Domain. - Betreff: enthält „Rechnung", „Invoice", „RE-" — mit UND/ODER kombinierbar, damit auch englische oder nummerierte Betreffe greifen.
- Anhang: ein Anhang ist vorhanden bzw. vom Typ PDF.
- PDF-Inhalt (neu): der Text im PDF enthält eine Kundennummer, Vertragsnummer oder einen Firmennamen — die zuverlässigste Konstante, wenn außen nichts Eindeutiges dransteht. Wie das genau funktioniert, steht in PDF-Anhänge nach Inhalt durchsuchen.
Der Clou ist die Kombination. Eine treffsichere Erkennung liest sich in der Klartext-Vorschau zum Beispiel so:
Zuordnen statt nur erkennen: der Weg zum richtigen Ort
Erkennen ist die halbe Miete — die andere ist die saubere Zuordnung. Hier zahlt sich aus, dass MailWerk mehrere Aktionen in einem Durchlauf ausführt, in der Reihenfolge, die du festlegst:
Je Lieferant ein eigener Ablageort
Telekom-Rechnungen nach Rechnungen/Telekom/%%JAHR%%, Amazon nach
Rechnungen/Amazon/%%JAHR%%: Lege je Lieferant eine Regel mit eigenem
Zielpfad an und ordne sie über die Priorität. „Weitere Regeln stoppen" sorgt dafür,
dass danach die allgemeine Rechnungsregel nicht noch einmal greift. Bei einem unserer
Kunden laufen so über 40 Lieferantenregeln parallel — gepflegt von der Buchhaltung
selbst, ganz ohne IT.
Direkt zur Buchhaltung — mit Schleifenschutz
Die Aktion „Weiterleiten" schickt die komplette Mail inklusive Originalanhang an die Buchhaltung oder ans Steuerbüro. Ein eingebauter Schleifenschutz stoppt Ketten, falls auf der Gegenseite ein Autoresponder sitzt — der Klassiker, der ohne Schutz schnell hunderte Mails erzeugt. Den kompletten End-to-End-Ablauf beschreibt Rechnungseingang automatisieren.
Aufbewahrungsfristen gleich mitgeben
Rechnungen unterliegen Aufbewahrungspflichten. Die Aktion „Löschfrist zuordnen" hängt jeder erkannten Rechnung die passende Frist an, sodass später nichts vorschnell gelöscht wird — Details in Aufbewahrungspflicht & DSGVO-Löschfristen.
Aus der Praxis: drei Dinge, die den Unterschied machen
- Mit „Regel aus Mail" starten: Öffne eine echte Rechnung und übernimm Absender oder Betreff per Klick als Bedingung — schneller lässt sich keine treffsichere Regel bauen.
- Erst testen, dann scharfschalten: Der Regeltest führt die Bedingungen an einer echten Mail aus und zeigt, ob sie greifen und wohin gespeichert würde. So gibt es keine Überraschungen im Produktivbetrieb.
- Bestehende Mails nachziehen: „Regel auf Posteingang anwenden" wendet eine neue Regel auf bereits vorhandene Mails an — ideal, wenn du deine Rechnungserkennung nachträglich einführst.
Was MailWerk bewusst nicht tut
Zur Ehrlichkeit gehört die klare Abgrenzung: MailWerk ist der zuverlässige Schritt vor der Buchhaltung, keine Buchhaltungssoftware. Es liest keine Beträge oder Rechnungsnummern strukturiert in Felder aus und bucht nichts. Und die Inhaltserkennung greift auf die Textebene eines PDFs zu — ein reiner Bild-Scan ohne Texterkennung enthält keinen durchsuchbaren Text; dort bleiben Absender und Betreff die besseren Kriterien. Was MailWerk garantiert: Jede erkannte Eingangsrechnung landet vollständig, strukturiert und nachweisbar am richtigen Ort — protokolliert im Tagesbericht, ohne dass jemand daran denken muss.
Häufige Fragen
Wie erkennt MailWerk Eingangsrechnungen automatisch?
Über kombinierbare Bedingungen: Absender, Betreff, Anhangstyp und der Text im PDF (Kundennummer, Lieferant, Stichwort) — frei mit UND/ODER verknüpfbar.
Kann ich Rechnungen je Lieferant getrennt ablegen?
Ja — je Lieferant eine Regel mit eigenem Zielpfad, geordnet über die Priorität. „Weitere Regeln stoppen" verhindert doppelte Ablage.
Werden Rechnungen doppelt verarbeitet?
Nein — jede Aktion läuft höchstens einmal je Mail, garantiert über eine Verarbeitungssperre, die auch Neustarts überlebt. Ein Schleifenschutz stoppt Ketten.
Bucht MailWerk oder liest es Beträge aus?
Nein — MailWerk bringt jede Rechnung vollständig und nachweisbar dorthin, wo weitergearbeitet wird. Prüfung, Freigabe und Zahlung bleiben bei euch.
Wie behalte ich den Überblick?
Der Tagesbericht zeigt je Tag jede Regelausführung mit Mail, Regel, Uhrzeit, Bedingungs-Klartext und Zielpfad — lückenlos vor dem Buchungsabschluss.
Weiterlesen
- PDF-Anhänge nach Inhalt durchsuchen — Rechnungen an der Kundennummer im PDF erkennen.
- Rechnungseingang automatisieren — der komplette Workflow als eine Regel.
- Belege automatisch speichern — variable Pfade, sprechende Dateinamen, Fallback.
- Aufbewahrungspflicht & DSGVO-Löschfristen — Rechnungen die richtige Frist zuordnen.